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如何策划一场年会 淄博年会策划公司

人气: 288  发表时间:10-18 属于:天威动态

第一步:确定活动方案

所谓主线方案是指,确定活动的主要内容,其中包括但不仅限于活动目标、活动时间和地点、活动形式、活动大致流程。因为整个策划案的细节都是以这几方面作为核心点的。

1、活动目标:就是指想通过本次活动达到什么目的

具体如何确定呢?

首先给活动定个基调,是品牌宣传活动,还是促销活动,还是用户运营活动。  因为不同的类型的活动确定目标的标准和维度不一样。


大方向的活动目标确定后,再分解目标。思考方式是,通过哪些方面能体现一个公司品牌的影响力呢?主要考虑了以下几个方面:


1.    地产行业知名企业(开发商端+供应商端)的参与数。我们的评价维度是行业前20

2.    地产行业意见领袖的参与数。像王石这种大咖,以及百强地产行业总经理级别人士

3.    作为一个行业性盛会,必须新的、领先的观点。所以需要邀约相关人士进行演讲分享及论坛讨论等

4.    另外,本次活动作为线上评选的承接,需要针对供需双方颁奖。以这个角度也能增加邀约嘉宾的砝码。


2、活动形式


通过活动目标分解,活动形式已经呼之欲出了。对应我们的目标分解内容来看,本次活动至少包含以下几方面的内容:

1、 行业大咖演讲及观点分享,可分为开发商端大咖分享和供应商端大咖分享。

2、论坛环节。通过集中讨论,碰撞出思维的火花。

3、 现场颁奖。为了体现隆重性和权威性,可以让开发商端行业大咖给供应商端颁奖,并且颁奖必须有奖牌奖碑类的实物。

4、年会活动一般相当于庆功宴,大家都需要对辛苦一年的自己坐一个犒赏。另外,颁奖这么热闹的是,优势行业供需双方都在场,组织一场晚宴是十分必要的。一方面把活动推向高潮,另外方面促进双边的交流,增加活动的满意度。


3、活动时间


那需要考虑几方面:

1、 对参会人来说是否方便。许多公司都会进行一年的总结,如果有一个行业性的奖项,也是成绩的体现,所以活动时间必须选在大部分公司进行年终总结之前。

2、对作为主办方的我们来说,地点是否方便时间是否充裕。一般来说本地作战比较方便,在物资、人员调配以及成本上,都能进行较好的把控。时间上,根据活动可能需要的大宗事项准备进行预估,一般来说,都是一个月。

3、确定公司的资源及预算。前面我们分析过,行业性大咖的邀请将成为本次活动成败的关键,所以公司已有的人脉及企业资源主要集中在哪里,如果在广深,那最好将活动地点定在广深。另外预算上也需要考虑,异地作战的话,各方面的费用都会增加。另外参会人的差旅住宿也是一大开支。


综合以上几方面的考虑,权衡之后作出你活动地点的选择。


4、活动大致流程


主要考虑以下两个方面:

1、活动的流畅性。举个极端的例子:听了20分钟演讲,主持人说来大家一起合个影,然后再坐回去接着听,这典型不流畅的。

2、 人性的特点。人能够高度集中精力的时间一般也就20分钟,所以演讲时间最好控制再20分钟分钟以内。不间断做类似事情的时间,大概是2-3个小时(比方说我们读书、上班,都是分上午和下午),所以同一类型的活动需要不宜持续超过3个小时,中间最好穿插其它类型的活动,以帮助参与者放松。

通过以上两方面的考虑,我们将活动流程丰满至如下。

第二步:确定活动的落地方案

一个活动能否成功,关键在于执行。当方案确定那一刻,你会发现,欣喜转瞬即逝,接下来就是压力山大。因为要做的大大小小的事情实在是太多了。这个时候,你就需要以下3大法宝。

1、取得公司层面支持,明确自己的权利和义务

好几百人的大会,不可能由一两个人完成,整体需跟进事和调配的资源极大。这个时候,你可以根据活动方案,大致估算一下需要的人手以及涉及到的部门,取得公司层面的支持,并有公司层面宣传由你担当这次活动的总统筹,所有人必须以这件事为先,听你调配。


这里有两个关键点:


1、公司要了解这件事的重要性,需要你或者你的领导去沟通和传达。

2、  一定要召集所有相关人,然后由公司层面宣传由由你统筹。这样你才能名正言顺。


2、将活动方案“进化”成落地方案


在取得统筹权利和公司支持后,你需要合理利用这些人员和资源。活动方案只能告诉大家,我们大概要做一个什么事情,并不能让大家知道这个活动具体要做什么事,什么时候做,以及要做到什么程度。所以落地方案就非常重要了。这里有几个步骤:

1、用活动方案,告诉大家,我们要做一件大事,做好了之后有什么效果和好处。

2、用落地方案,告诉大家,为了达到这些目的,做成这件大事,我们需要做123456这些事。1由谁负责,2由谁负责….每个小组需要达成一个什么样的分目标,这件事情的关键点是什么,等等。

3、我将作为大家强力的后盾,有任何疑问随时找我。而我,也将随时了解各位的进展情况。

4、任务分解,责任到人,保证每个人明确自己的任务。